تنقسم الرسائل بصفة عامة
الى نوعين اساسيين :
1
الرسائل الودية او الشخصية
-
رسائل الحب والزواج
-
رسائل التهنئة والشكر
-
الدعوات
-
التعازي
-
رسائل الاصدقاء
2 الرسائل التجارية
-
تقديم طلب ( توظف،
استيراد، توزيع منتجات )
-
الاستفسار (عن معلومات،
اسعار )
-
طلب توريد ( بضاعة، عينات....
)
-
شكوى (من تأخير او تلف البضاعة
او سوء بضاعة )
-
معاملات مالية ( مطالبة،
دفع ، تأخر سداد، بنوك)
وهناك اختلاف في اسلوب
كتابة الرسالة الودية عن ال تجارية وفي طريقة عرضها سوف يتضحك عند الكلام عن تنسيق
الرسالة واسلوب كتابتها
تنسيق الرسالة
عند
كتابة الرسائل فان لها قواعد وضوابط يجب مراعاتها والالتزام بها وسنورد فيما يلي
الاجزاء المختلفة للرسالة وبعض الملاحظات على كل جزء
عنوان المرسل
يجب ان تتضمن كل
رسالة سواء كانت شخصية ام تجارية عنوان المرسل سواء اكان المرسل فردا ام شركة ام
مؤسسة
يكتب عنوان المرسل على
الجانب العلوي الايمن من الورقة ويجب ان يكون واضحا وكاملا
بعض الشركات لها اوراق
مطبوع عليها ترويسة جاهزة وبها اسم المؤسسة ورقم تلفونها وعنوانها البريدي يضاف
اليها احيانا شعار المؤسسة واسم احد فروعها او اسماء جميع فروعها لذلك داعية في هذه
الحالة لكتابة العنوان مرة اخرى
التاريخ
يكتب
التاريخ تحت عنوان المرسل مباشرة في الزاوية اليمنى العليا من الورقة
في اوراق الشركات
التي تحتوي على ترويسة مطبوعة تدل على اسمها وعنوانها في الامكان ذكر التاريخ عليها
اما على الجهة اليسرى او في الوسط او على الجهة اليمنى ويفضل ذكرة على الجهة
اليمنى
اسم المرسل الية وعنوانه
يكتب
عنوان المرسل الية واسمة على الجانب الايسر من الورقة بعد التاريخ على ان يبدا
بلقب المرسل الية المدير العام مدير المبيعات ويجب ان يكون كل سطر في العنوان منتهيا
بفاصلة ما عدا السطر الاخير في العنوان فينتهي بنقطة واذا كانت الرسالة مرسلة لدولة
اخرى يجب ان ينتهي العنوان باسم الدولة
عبارة تحية او الاستهلال
تأتي عبارة التحية
بعد اسم المرسل الية وعنوانه في الرسائل التجارية خاصة وتوضع على الجانب الايسر من
الورقة ويجب ان تعبر عن احترامك للمرسل الية وانت تلائم ونوع العلاقة التي تربطك به
علاقة رسمية او غير رسمية او صداقة وتأتي عبارة تحية على الصور الاتي
عبارة الموضوع وعبارة
المرجع
تقوم
بعض المؤسسات التجارية بوضع سطر خاص يدل قارئ الرسالة منذ البداية على موضوع الرسالة
مما يسهل مسالة ترتيب الرسالة في الملفات الخاصة كما يساعد على تسليم الرسالة الى
الشخص المختص بالموضوع
نص الرسالة او
المضمون
يأتي نص الرسالة او مضمونها
بعد عبارة التحية او بعدها عبارة الموضوع او المرجع في حالة وجودها ويقسم نص
الرسالة الى فقرتين او عدد من الفقرات ويراعا في ترتيبها الاتي
يجب ان تبدا الفقرة
الاولى تحت الفاصلة الخاصة بعبارة التحية كذلك يجب ان تبدا كل فقرة جديدة تحت هذه
الفاصلة
تنبيه
لا يجوز بدء اي فقرة جديدة
اذا كانت المسافة الباقية من الصفحة لا تتسع لا كثر من سطرين
عبارة
المجاملة الختامية
وهي
عبارة التحية تعبر عن الاحترام وهي تكتب قبل التوقيع ولها عدة صيغ
التوقيع
بعد
عبارة المجاملة الرسمية يكتب اسم كاتب الرسالة ولقبة او وظيفته وتترك بين عبارة
المجاملة واسم المرسل مسافة لتوقيع المرسل بخط يده